やりにくいをやりやすく！独創的な情報加工の薦めVol.20【静岡 物流請負】

皆さんこんにちは。
IT３の大塚です。

『やりにくいをやりやすく！独創的な情報加工の薦め』というタイトルで
お送りしているメルマガですが、今回は基本に立ち返り、
情報加工をする土台部分に焦点を当ててみようと思います。

Excelで〝独創的な情報加工〟をするために必要なことはなんなのでしょうか？
・関数の知識？
・グラフやピボットテーブルなどの機能を使いこなすこと？
・マクロやVBAに関する知識？
・とても綺麗な表を作成するためのセンス？

色々と案が浮かぶと思いますが、正解はこれです。
【データを整然と並べておくこと】

つまりこういうことです。

えー、なんか見にくいよねぇ。
Excelならもっとこう表っぽくしてさぁ、こういう風にしたら？ 

……という意見もあるかと思いますが、なぜ前者のデータの形が正解なのかを説明します。
簡単に言うと、前者はパソコンくんが見やすいデータの形だからです。

A列には担当営業番号が、B列には伝票番号が、C列には商品番号が……、そして１行で１セット。
こんな感じに決まった場所に決まった形式（数字だとか文字だとか）が整然と並んでいると、
vbaや関数でデータを引っ張ってくることがとても簡単になります。

ところが図２のような人間が見やすいデータの形だと、
Excelに「伝票番号20993301の二番目の商品のデータを別のシートに書き出して」という
命令をするときに、どのセルに伝票番号があるのかから命令しなければなりません。

とても面倒くさいです。命令はこんな感じになるでしょうか。
「B列のセルを上から探していって、〝伝票番号〟と入っていたらその右横のセルを確認する。
伝票番号が〝20993301〟だったらその５行下のセルの値を取り出す。
Ｃ列に該当する伝票番号が無かったらＦ列の〝伝票番号〟と入っているセルの右隣を探しにいく。
そこにも無かったら次はＪ列……」

図１の方はどうでしょうか？
「伝票列から二つ目の20993301がある行を探してその行のデータを丸ごと持ってきて」
おお、一言でいけました。簡単ですね。

命令文が短い＝処理が速い＆エラーが起きる確率が少ない＆命令を書き直しやすい
＆処理の応用がしやすい……などなどメリットがいっぱいです。

人が見やすい形にするのは最後の段階でいいんです。
見るのは人でもデータの加工をするのはパソコンくんです。
データはパソコンくんが扱いやすい形で保存しておきましょう。

データをモノに置き換えるともっとわかりやすいかもしれません。
データベース＝倉庫です。
パソコンくん＝ピッキングする人だとしましょう。
だいたいの倉庫は品質を保ちやすい形だったりピッキングがしやすい形で
モノを並べて置いていると思います。

でもそこで「いやいや、ピッキングしやすい形？　そんなのお客さんは求めてないよ。
段ボールの山積みなんてやめて、リボンとか綺麗な紙でラッピングして、
すぐに使えるように平置きにしておこうよ」なんて上司が言ってきたらどうでしょう？
倉庫で保管するにはそれに適した形があるんだけどなぁ……って思いません？　

まあ言われたとおりにラッピングをして平置きにしました。
蹴っ飛ばして壊しそうですが仕方ありません。
で、別の日「倉庫移動するぞー。商品トラックに積み込めー」と来ました。
トラックに積み込む前に商品を段ボール等に入れる手間が発生してしまいます。

実際に倉庫を管理している人たちは、保管する商品に対してこんなことはしないと思います。
でも自分たちが持つデータに対しては、やってしまいがちです。

トーコンでもExcelで管理しているデータは人が見やすい形が多く、
事務処理の自動化や情報の分析で四苦八苦しているところです。

そんな中、とある事業所ではデータの形を人が見やすい形からパソコンくんが見やすい形に変え、
独創的な情報加工の土台を作ることに成功した事例があります。
これはまた次回、紹介していけたらなと思います。

それでは。

～物流請負のトーコン　神奈川、千葉、埼玉、静岡～

トーコンではお客様に合わせた柔軟な物流請負サービスの他に、
プラダン（プラスチックダンボール）の加工・製造・販売業務も行っています。

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