今こそ作業の見直しを図ろう！トーコンのIT化への道 Vol.14

前回、私がメルマガの担当をした時に
「記録や更新することを忘れてしまうのはなんとかならんのか！」という、
悲痛な叫びを受けてから4ヶ月が経過しました。

正解ではありませんが、私なりに考え、
他者がやっていることを参考にしている方法を踏まえ今回はご紹介いたします。

ここで言う記録はワールドレコードを出すことではなく、
あとで必要であることを書き留めておくこと。
を指します。

 

そして大事なのは

“忘れても思い出せるように”です。

この“忘れても”というのが厄介で、記録したことを忘れる？
どこに記録したかを忘れる？？

あとで記録しようと覚えているつもりが記録することを忘れる？？？
記録しようとした内容を忘れる？？？
などが、発生してしまうということです。

最近は私は異常なほどで、
検索しようとウェブブラウザーを起ち上げて検索する言語を入れようとした瞬間に・・・

「俺、何を検索しようとしたんだっけ・・・・・・・・・？」と。

おっと！忘れる次元が違いましたね。

 

こんな私が簡易的な記録を行う際に使ってるのが「Microsoft One Note」です。

こちらを使っている理由は、情報がクラウドで保存されており、
PCとスマホで同期しているので、常に同じ情報を閲覧できるからです。

通勤途中やプライペートで
「あっ、あれやらなくちゃ！」と思ったら、
スマホで記録をして保存。

PCを起動したらOne Noteを自動起動しているので、
PCを開いた時に同じ情報を確認できています。

通勤途中に仕事の優先順位を入れ替えたり、
気になった情報を記録したりURLをコピペしたりと何かと重宝しています。

記録は手で打ち込んでも良いし、スマホでしたら音声入力を使ったり、
音声をそのまま保存なんてこともしています。
（PCで起動する時は、右端に必要最小限に表示してToDoのように使っています）

 

スマホもお持ちの方だったら常に持ち歩いているでしょうと勝手に思い込んでいますが、
とにかく、記録はしたい時にするのが鉄則！

忘れてしまうことを前提に、
いかに記録したい時に記録できる環境を作っておくかが肝となるでしょうね。

私のように「あとで思い出せる」なんて安易に思わないことです。

 

更新については、Googleカレンダーやメールのリマインダー機能をよく使っています。

Googleカレンダーのマイカレンダーに「期限」というカレンダーを新設。

更新・期限などその日までにやらなければならない事を、記録しています。

更にこのカレンダーには通知と言う機能があるので、
○日前とか◯時間前に設定すれば、通知をしてくれます。

これはPCでもスマホでもGoogleカレンダーを利用し通知を許可すればOKのハズ。

プライベートの約束や買い物を忘れない為にもこの機能は利用しています。

尚、他者には共有しなければ見えません。
ということは、共有すれば、期限や更新の共有もできるということです。

 

更に進んだ改善を望む人にはこんなのはどうですか？

約束の日が来たら連絡をすることが決まっている。
決まった日にファイルを送ることになっている。
決まった日に確認の連絡をしてあげたい。

そんな時は、メールのリマインダー機能やGmailの「送信日時を設定」で、
決まった未来の作業はできる時にさっさと済ませてしまいましょう。

（尚、Gmailでも会社のドメインで送ることが可能です）

期限を一覧で確認して管理したいなんて方には、
EXCELで期限一覧ファイルを作り、
期限３日前になったらセルを黄色に。

期限が過ぎたらセルが赤に変化するなんて記録も活用しています。

 

どうですか？なんか、出来る気がしませんか？ぜひ、試してみて下さい。

これで「失念していました」なんてことは無くなることを応援しています。