今こそ作業の見直しを図ろう！トーコンのIT化への道 Vol.11

みなさん、こんにちは。「トーコンIT化への道」を担当する髙橋です。

前回私が登場したのが2019年12月ですから4ヶ月半振りぐらいの登場です。
さて前回までのおさらいです。

＜オペレーショナル　エクセレンスを目指す＞
⇒＜イベントとなっている取り組みを動かす＞
⇒＜考える余裕を生み出す＞
⇒＜記録や更新に掛かる管理を軽減させる＞
⇒＜４つの課題を解決する＞
でした。 

 

忘れちゃいますよね、私もどこまでお伝えしたか忘れていますので、
メルマガを読み直して記憶を蘇らせるのに必死です。

この、忘れてしまうというのが厄介。

ルーティーンとなっていることであれば忘れることは少ないと思いますが、
週に一度、月に一度となると忘れがちです。

物であればワザと目のつく所に置いておくとか、
その物に触れないと先の作業に進めないとか、
アクショントリガーを仕掛けます。

忘れないように玄関に置いたり、スイッチに付箋を貼るなど、
皆さんもやった事があるのではないでしょうか。

私は玄関に置いといても、
玄関に置き忘れるようになってしまいましたが。（汗）

 

ビジネスでも忘れてしまうのが、
会議や打合せで「〇〇のファイルは☓☓に保存してあります」とか言われて、
いざ、そのファイルが必要な時に
「あれ？何処にあるって言ってたかな？メールで連絡があったんだっけ？
ファイル名は何だっけ？」と考えつく共有フォルダを次々と開き、
「違う！これも違う！」と大捜索がちょこちょこ発生。

結構な時間、価値のない作業で時間を失います。

 

また、社内の提出用フォーマット等は、自分のPCに保存し、
提出してみると旧いフォーマットだったりする。

最新のフォーマットをダウンロードする為に、またフォルダ内を捜索。（汗）

フォルダはカテゴリー別になっているのですが、数多いファイルに埋まってしまい、
探し出すのがこれも大変。

（共有フォルダって、一時的に保存したファイルとか旧いファイルを削除してくれないと、
増えて行くんですよね。フォルダに保存した人じゃないと勝手に消せないし、、、
ブツブツブツブツ）

そこで、オッケータカハシは考えた。

 

「トーコンのポータルサイトを作って、
そこにファイル名とファイルの説明書きを添えて、リンクを貼ってしまおう！」と。

本で言うINDEXみたいなものです。
「これで、あの大捜索の日々から開放されて、ムダ時間削減につながるじゃないか！」
更に、「常にファイルは新しい物になっているので、旧いファイルを使うことも少なくなるはず」

で、作っちゃいました。

ポータルサイトはURLを知っていれば誰でも見えますが、
ファイルは権限を与えた人だけが見えるようにしたので、安心です。

 

このポータルサイト、これだけに使うのは勿体ないので、
「What’s New」の枠を設けて、最新の情報を発信。

トーコンの3つのFacebook同時に見えるようにしたり、
トーコン関連ホームページのリンクを貼ったり。

事業所毎の年間カレンダーを共有など、コンテンツを充実させました。

 

お客様の環境の中で仕事をしている私達にとって、
社内の掲示物をなかなか貼り出せない状況で、
社内情報をWEBで共有できるのは、とても有効です。

このポータルサイトの管理は、若手であった本社にいる二人に任せていますが、
驚くぐらい理解が早く、しっかり管理しコンテンツも有効に利用してくれています。

 

これで、

＜オペレーショナル　エクセレンスを目指す＞
⇒＜イベントとなっている取り組みを動かす＞
⇒＜考える余裕を生み出す＞
⇒＜記録や更新に掛かる管理を軽減させる＞
⇒＜４つの課題を解決する＞

となりましたね。

 

 「ちょっとまてーーーー！
記録や更新することを忘れてしまうのはなんとかならんのか！」ヽ(`Д´)ﾉﾌﾟﾝﾌﾟﾝ

「えええぇぇぇ～～～」　Σ(ﾟДﾟ)

 『ではどうすれば』は、また私の担当が来た時に。

 

P.S.

そういえば、こんな事を聞いたことがあります。
過去や家族のことを忘れても、人と繋がる為の挨拶は忘れないですって。