今こそ作業の見直しを図ろう！トーコンのIT化への道 Vol.5

みなさん、こんにちは。「トーコンIT化への道」を担当する髙橋です。 

前回のおさらい、
＜オペレーショナル　エクセレンスを目指す＞
⇒＜イベントとなっている取り組みを動かす＞
⇒＜考える余裕を生み出す＞
⇒＜記録や更新に係る管理を軽減させる＞
⇒＜４つの課題を解決する＞

でしたね。

この４つの課題のうち、
３つが解決できそうな糸口を見つけたのが前回までのお話。

残るあと１つを、どうやって解決するか？が今回のお話です。

 

問題点としては以下の内容でした。

1.必要な資料や情報が「何処にあるかがわからない」

1-1.保管場所が複数ある

1-2.ファイルが多い

1-3.古く必要のないファイルが複数ある

1-3-1.判断する人がいない

1-3-2.最新（最終更新）のファイルがどれだかわからない

1-3-3.別フォルダに同じファイルがある

1-4.同様のデータファイルがサーバーと個人のPCにあること

問題を抽出した結果を見ると、データの２Sを行えば今よりも探しやすくなるのは明らか。 

例えばこの中から違う順番を見つけるよりも

〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇

〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇〇●●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇

• 〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●〇●

 

このように量を減らしたこちらの方が見つけやすいですし

〇●〇〇●●〇●

 

更に

〇●

〇〇

• ●

〇●

この方が、すぐに見つけやすいですよね。

これって、物流の保管管理でも活かされている工夫です。

 

さて、２Sが効果的なのは分かった。
これをトップと含めどうやってデータの２Sをしてもらうか・・・。 

２Sは、まずは要る物と要らない物を仕分けるのが基本。
とはいえサーバーを利用している人全員に聞き取り調査をして分けるのは困難が高い。

では『ではどうすれば』・・・・・・・・・・！ 

現場で仕分けをする時は机や棚から全部出して、
使ったものだけをしまってたなぁ。

データを全部一旦別の場所に出してもらう！

・・・のは無理だろうなぁ。

『なんて面倒なことさせるんだ！』と忌み嫌われて、井戸に突き落とされて、
3代に渡って祟られるんだろうなぁ。　(-_-;)

 

うーん。混在している。どのファイルが必要かわからない。

必要なファイルだけ取り出したい。

 

んっ？取り出したい？？

 

そっか、別な箱（サーバー）を用意して
普段“使ったファイルだけ”その箱に入れればいいんだ！

その箱がオンラインストレージ（クラウドサーバー）であれば、
移管作業も自分たちで行ってもらえる。
残ったファイルは使ってないから不要なんだ。

うんうん、行けそうな気がする～。

ついでだから、予めカテゴリー別にファイルを保管してもらえるように、
フォルダもこちらの方で、作ってしまおう。

カテゴリー別のフォルダは管理者権限を持った人だけにして、
管理していけば「？？？」なフォルダを少なくすることが出来るだろう。

よし、選んだ候補のクラウドの利用を決めよう！

こうして、トーコンのサーバークラウド化の第一歩を踏み出すことが出来たのでした。

 

とはいえ、まだ

1.必要な資料や情報が「何処にあるかがわからない」
が、解決できているわけではありません。

やはり、人がしまったデータは何処に有るのかを探してしまう行為は無くなりません。
これを最小限にするために『ではどうすれば』は、
また私の担当が来た時に。